iPad with FileMakerGoの生かし方 ～コンテンツマネジメント編～

iPadの発売から約３ヶ月が経過し、企業においてもiPadの大規模な導入事例が紹介され始めました。

企業におけるiPadの導入目的はいくつかにセグメントできると思いますが、中でも大きいのがペーパーレスを目的とした導入。

先日もベスト電器が、社内資料の電子化を目的としてiPadを導入し、まずは役員クラスの会議で私用を開始するニュースが流れました。

社内会議すべてｉＰａｄ　ベスト電器、資料流出も防止

今後こういった利用は、ますます進んでいくと思います。

企業におけるペーパードキュメントは、コンピュータの導入で減るどころか増える一方。

毎月のデジタル複合機の利用料に頭を悩ませている企業もかなりあるのではないでしょうか？

ベスト電器の事例も恐らくそういった事情が背後にあるのではないかと推測できます。

しかし、ペーパーレスを目的にドキュメントをiPadで閲覧しようとしたとき、何らかの方法でiPadから社内ドキュメントにアクセスする手段を考えなければなりません。

まず考えられるケースとしては、ドキュメントはPDF化し、サイボウズ等のWebベース・グループウェアが持つファイル管理機能を用いて、それらのPDFデータをiPadから閲覧するという方法です。

導入初期の段階では、この方法でも十分に利用可能だと思います。

しかし、iPadの導入が進むにつれて、大量のPDFコンテンツをフォルダレベルで階層化し、適切なセキュリティコントロールを保ちながら管理をするのは、システム運用負荷が極めて高くなる可能性があります。

このあたりは、社内のファイルサーバの運用を考えれば良くご理解いただけるでしょう。

現在、ファイルサーバはほぼ全ての企業に導入されているといっても過言ではないと思いますが、このファイルサーバを適切に運用できている会社は極めて限られていると思います。

それもこれも、ファイルサーバはコンテンツを適切に管理するために機能しているものではないことに起因していると思います。

そもそもコンテンツ管理は、アクセス権もさることながら、ドキュメント検索、保存期間や廃棄時期の管理、そしてアクセス履歴・頻度などまで含めた複合的な管理ができないことには、データがたまる一方であり、サーバ資源をムダに消費し、またシステム運用にも大きな負荷を与えることになります。

こういった問題を解決するためのコンテンツ管理システムが存在するのですが、現時点でiPadに対応した製品は極めて限られていることと、使いこなすのが難しい機能（不必要な機能）がてんこ盛りの高価なパッケージソフトを購入するのに二の足を踏んでいる企業も多々あることだと思います。

そこでお勧めするのがFileMakerGoを使ったカスタムソリューションの開発です。

ちょうど先日SuperContainerというFMプラグイン+JavaServletで構成されるキットがFileMakerGoに対応しました。

SuperContainerがFileMakerGoに対応したことで具体的にに何ができるかというと、PDFドキュメントやWord/ExcelといったOfficeドキュメント、さらにはiPadで閲覧可能な動画ファイルをデータベース化して管理し、それを直接iPadからアプローチできるシステムが簡単で安価に開発できるようになったのです。

具体的にはこちらのYouTubeを見てください。

ご覧のとおり、FileMakerGoの中でPDF/Word/Excel/動画コンテンツが閲覧可能になっています。

この仕組みを使うことで、各々の会社独自のコンテンツ管理ソリューションを安価に開発することが可能になります。

ファイルサーバの最大の欠点は、コンテンツがデータベース化されていないことあります。

データベース化されていないがために、登録・保存期間管理・検索・更新・閲覧頻度管理・廃棄といった、コンテンツ管理のライフサイクルを効率的にマネジメントできないのです。

また、コンテンツ管理に関しては、様々な社内ルール（ローカルルール）があり、パッケージ商品では対応しきれないことが多々あると思います。

こういったローカルルールは、社内業務を変えてパッケージ製品に社内運用を合わせるというのがこれまでの「王道」とされる対応方法でした。

しかし、このようにパッケージ製品に社内運用を合わせるといった方法でうまくいった事例がどれほどあるでしょうか？

私が知る限り、この方法でうまくいった事例はほとんどありません。

確かに理屈では、この「王道」が正しいのですが、この対応方法に実際に使う人間のメンタリティ・感情はまったく考慮されていません。

これまでコンテンツ管理システムは、自社開発しようとすると高コストだったのですが、FileMakerとSuperContainerの組み合わせで、極めて安価で早く独自のソリューション開発が可能になります。

iPadを社内資料の電子化が目的で導入される予定の企業は、ぜひFileMaker+SuperContaienrによるカスタムソリューションの開発をご検討してみてはいかがでしょうか。