ずいぶんと久しぶりの更新になりました。
最近FaceBookをはじめたのですが、FaceBookのノート機能がブログに近いということでしたので、そちらにはちょこちょこと投稿をしておりました。
まだイマイチ、ブログとFaceBookの住み分けが出来ていない私なので、いっときは双方に投稿してみようかと思います。
さて、今回はタスク管理に関する話題です。
ズボラの神さまから『分け御霊』をいただいて生まれてきた私としては、日々のタスク管理・ToDo管理が人生において解決すべき大きなテーマのひとつです。
このテーマに取り組んでいく中で、GTDという手法に出会いました。
私はこちらの本を読んではじめて『GTD』を知ったのですが、下記のWebサイトにも理論と実践をおりまぜた形の極めて分かりやすい情報が掲載されています。
ご興味をもたれた方はまずWebサイトをじっくりと読み込むことをおすすめします。
GTD関連の書籍
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術：http://amzn.to/hFCCbh
ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則：http://amzn.to/g46to2
Webサイト
はじめてのGTD ： http://bit.ly/85aPEe
私がGTDを本格的に取り入れ始めたのはここ２ヶ月ぐらいですが、ようやく使いこなせるレベルになってきたという実感が持てるようになりました。
その『使いこなしている感』を感じている最大の理由のひとつが、GTDを実践する上でのツール群が手元に揃ったという感覚です。
GTDの特徴として、『ツールを選ばない』というのがあります。
これは柔軟性があって良いことなのですが、逆を言うと、自分の手に合うツールは自分で見つけなければならないということです。
そして私が様々な方法にトライして、ようやくたどり着いたのが次のツールたちです。
①FreeMind
②iPad
③iThoughts HD
④DropBox
⑤ScanSnap
⑥GoogleCalendar/GMail
ここから先はGTDの５ステップに準えて、各ツールをどう使うのか、書いていきたいと思います。
【ステップ１：収集】
このステップは、とにかく今頭の中にあるモヤモヤを、見える化することが目的になります。
一般的にブレインダンプなんてよばれるステップです。
私はこのステップでFreeMindを使います。
FreeMindはなんちゃってマインドマップを書くツールとして、私の周りではかなり普及しているツールです。
っというよりも、私が無理やり進めているという実態があるようです・・・
このFreeMindに、まず頭の中にある全てのもやもや（未完了タスク）を書き出します。
【ステップ２：整理】
ここで一気に吐き出したモヤモヤを、GTDのルールにしたがって、仕分けしていきます。
仕分けももちろんFreeMind上で行います。
FreeMindの良いところは、ひとまずばぁ～っとブレインダンプしたあと、それを構造化するのが極めて簡単だということです。
手書きのマインドマップだと、出すところ（発散）まではできるのですが、それを構造化（収束）させるために、もう一度別のマインドマップを書く必要があります。
しかしFreeMindなら、ブランチをグリグリと動かすだけで、サクっと構造化することが可能です。
未完了タスクの構造化が終了したら、次にそれらのタスクを完了するために必要な時間を見積もり、それを各タスクにラベリングしてきます。
私はこれにもFreeMindを使っています。
ラベリングは、FreeMindのVer0.9.0から使えるようになった「属性マネージャ」を使っています。
属性マネージャは、そのUIが極めて分かりづらいので、使いこなしている方がどれほどいるのか疑問なのですが、使い慣れるとこれほど便利なものはありません。
後日、属性マネージャの使い方についてもアップしてみたいと思いますが、ひとまず未完了タスクに、「５分以内」「３０分以内」「１時間以内」「半日以内」「１日以内」「１日以上」といった、ラベリングをするとだけ書いておきます。
こうやって属性マネージャを使ってラベリングをしておくと、吐き出した数十の未完了タスクから、５分以内に終了できる物だけをサクっとフィルタリングして表示させることができます。
この機能を使うと、ちょっとした空き時間が、５分以内に終了できるタスクを消化できる時間に代わります。
また、１日以上というラベルの付いたタスクは、まだその仕事の内容が十分に吟味されていない、つまり細分化が不完全という事なので、そのみ完了タスクに小ブランチをバンバンぶら下げて、仕事の内容を細分化していきます。
出来れば全てのを１位時間以内に出来ることまで細分化していきます。
細分化ができたら、それぞれの小ブランチに、同じく属性マネージャを使って、見積もり時間をラベリングしてきます。
こうして仕事を細分化すると、俄然、「未完了タスクの攻略」というミッションに、モチベーションが上がってきます。
さて、ここまでFreeMindをタスク管理に使っていると、当然FreeMindで作成したこの未完了タスクリストを持ち歩きたくなります。
そこで活躍するのが、iPad+iThoughts HD+DropBoxです。
iPadとDropBoxに関する説明はもはや必要ないほど普及していると思っていますので、ちょっとマニアックなiOSアプリである『iThoughts HD』だけ補足します。
これは、iPadでMindMapを書くことができるiOSアプリなのですが、PCで作成したFreeMindファイルをiPadで読み込み・編集ができるというスグレモノ。
DropBoxと組み合わせることにより、PCで作成したタスクリストをiPadでも読み書きできるようになります。
これがGTDを継続利用する上で、極めて重要な要素になります。
GTDを継続するうえで、重要な要素として、タスクリストがいつでも・どこでも参照可能・編集可能ということが挙げられると思います。
【ステップ３：整理】
ステップ３では、書き出したリストをそれぞれ自分の使い慣れたツールに落とし込んでいくというフェーズになります。
一般的には、このタスクリストを手書きメモやGMail/GoogleCalendar、RememberTheMilkなどのタスク管理ソフトに『転記』するというというのが具体的な作業になります。
私はここで、GoogleCalendarと、FreeMindのカレンダー・リマインド機能を「併用」しています。
ミーティング・出張等、ひとかたまりのタスクが数時間になるような予定、もしくは携帯メールにリマインドを飛ばしたいような締切りを持つようなタスクは、GoogleCalendarに転記し、それ以外の締切り管理はFreeMindで行っています。
最初は、締切り設定しているタスク全てGoogleCalendarへ転記していたのですが、これではあまりにも非効率ですし、作業量も膨大になります。
正確性よりも継続性を重視した結果、最低限の転記のみにしています。
その分、いつでもどこでもFreeMindが見れることが重要になってくるわけです。
【Step4：レビュー】
レビューの目的は、個人的に２つの役割を持たせています。
ひとつは優先順位変更や作業量ラベリングの付け直し、ひとつはアイデア出しです。
前者の「優先順位変更や作業量ラベリングの付け直し」は、書いて字のごとく、一度設定した優先順位、作業時間ラベルを、セルフレビューして付け直す作業です。
特に、人間は作業時間を見積もるのが下手です。
例えば、１日かかると思っていた作業が半日もかからず終了したり、２時間で終わると思っていた作業が、１日かかったりということはザラにあるのではないでしょうか？
未完了タスクを３０だして、それらすべての作業時間を正確に見積もってラベリングするのは至難の業です。
なので、直近の作業実績を勘案して、作業時間の見直しを行うのは非常に重要です。
そして後者の『アイデア出し』ですが、これは「今ある未完了リストをできるだけ早く終わらせるには？」や、今手がけている仕事から新しい仕事のアイデアは？っといった、発想の時間になります。
これには、あえて「手書き」のマインドマップを使っています。
発想を促すには右脳さんに活躍していただく必要があるのは既に常識になりつつあるのですが、その右脳を活性化するひとつの方法が手書きによるマインドマップです。
手書きであれば、図・イラスト等を多用することができます。
コンピュータを使ったマインドマップは、この部分が不得意なので、イメージを使った発想が必要な場合においては、あえて手書きのマインドマップを書くようにしています。
書いたマインドマップは、ScanSnapでスキャニングし、PDF化してDropBoxに放り込んでおきます。
以前はEverNoteを使っていたのですが、個人的にこのツールはどうしてもしっくりこないので、今は使っていません。
【ステップ５：実行】
あとはゴリゴリと仕事を片付ける。
片付けた仕事は、FreeMindから消すのではなく、別の完了MMを作成しておき、そちらに移していきます。
こうすることで、いつ何を完了させたのかがログで残ることになります。
以上、GTDの実践と、それをサポートするツールについて書いてみました。
書いている中で、もう少しブラッシュアップできそうな部分も見つかりましたので、そのあたりのアイデアも追々書いていきたいと思います。
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株式会社ライジングサン・システムコンサルティング
岩佐和紀
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認定資格 :
上級システムアドミニストレータ
FileMaker認定デベロッパーVer10/11
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